Overovanie (legalizácia) dokumentov pre použitie v cudzine

 

Verejné listiny vydané na území jedného štátu, ktoré sa majú predložiť v inom štáte (zahraničné verejné listiny), musia byť overené, ak majú byť v druhom štáte uznané.

Dňa 18. februára 2002 nadobudol pre Slovenskú republiku účinnosť Dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín, prijatý 5. októbra 1961 v Haagu (ďalej len “dohovor”). Text dohovoru bol publikovaný v Zbierke zákonov Slovenskej republiky (oznámenie Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky č. 213/2002 Z.z.). Bližšie informácie týkajúce sa dohovoru nájdete na oficiálnej internetovej stránke Haagskej konferencie pre medzinárodné právo súkromné.

Pristúpenie Slovenskej republiky k dohovoru zjednodušilo podmienky použitia slovenských verejných listín na území iného zmluvného štátu a použitia listín, vydaných orgánmi iného zmluvného štátu, na Slovensku. Na osvedčenie hodnovernosti verejnej listiny podľa dohovoru stačí, že orgán na to určený opatrí takúto listinu jedným zvláštnym osvedčením - apostilou.

Zoznam štátov, ktoré sú zmluvnými stranami dohovoru, nájdete tu.

Listiny, určené na použitie do ostatných krajín, podliehajú procesu legalizácie a superlegalizácie podľa príslušných právnych predpisov. 

 

Apostila

Apostila je osvedčenie, vydané príslušným orgánom štátu, ktorý je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru. Verejnú listinu opatrenú apostilou možno použiť bez ďalšieho overenia na území ktorejkoľvek inej zmluvnej strany dohovoru a pred ktorýmkoľvek jej orgánom. Osvedčenie sa vydáva na žiadosť osoby, ktorá listinu podpísala, alebo na žiadosť jej predkladateľa. Ak je osvedčenie riadne vyplnené, osvedčuje hodnovernosť podpisu, funkciu osoby, ktorá listinu podpísala, a prípadne pravosť pečate alebo odtlačku pečiatky na listine (čl. 5 dohovoru). Apostila neosvedčuje pravdivosť obsahu verejnej listiny, ku ktorej je pripojená. Osvedčenie sa umiestni priamo na listine (prax v SR) alebo na jej nadstavení v podobe uvedenej v prílohe dohovoru. Vzor apostily je k dispozícii tu.

 

Verejné listiny

Za verejné listiny sa podľa dohovoru a na účely jeho aplikácie považujú:

  1. listiny vydané justičným orgánom štátu alebo justičným pracovníkom, vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom („huissier de justice“),
  2. správne listiny (napr. matričné doklady – rodný list, sobášny list, úmrtný list),
  3. notárske písomnosti (napr. notárom osvedčené “notarizované/legalizované” listiny),
  4. úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala v určitom čase, a úradné a notárske osvedčenia podpisov.

 

Dohovor sa nevzťahuje na:

  1. listiny vystavené diplomatickými alebo konzulárnymi úradníkmi,
  2. správne listiny bezprostredne sa týkajúce obchodných alebo colných činností.

 

Spôsoby, ako legalizovať rôzne typy dokumentov (napr. matričné doklady – rodný list, sobášny list; doklady o vzdelaní, ako aj výpisy z registra trestov) formou apostily alebo vyššieho overenia sú zverejnené:

 

Matričný doklad

 

Postup pri osvedčení matričného dokladu do krajiny, ktorá nepodpísala Haagsky dohovor – tzv. konzulárne overenie:

  • originál aktuálneho matričného dokladu (nie starší ako 6 mesiacov) na použitie v zahraničí si klient zabezpečí na matričnom úrade, kde je matričná udalosť zapísaná. Následne doklad:
  • osvedčí príslušný okresný úrad
  • legalizuje Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR
  • preloží súdny prekladateľ (viď aj časť Preklad dokladu do iného jazyka. Pozn. Niektoré krajiny neuznávajú preklady slovenských súdnych prekladateľov!)
  • súdneho prekladateľa osvedčí príslušný krajský súd
  • takto osvedčené doklady sa predložia na ďalšie overenie Konzulárnemu odboru Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR
  • po osvedčení Konzulárnym odborom sa doklady predložia na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej budú použité

Postup pri osvedčení matričného dokladu do krajiny, ktorá podpísala Haagsky dohovor:

  • originál aktuálneho matričného dokladu (nie starší ako 6 mesiacov) na použitie v zahraničí si klient zabezpečí na matričnom úrade, kde je matričná udalosť zapísaná. Následne doklad:
  • osvedčí príslušný okresný úrad formou apostily
  • preloží súdny prekladateľ  (viď aj časť Preklad dokladu do iného jazyka. Pozn. Niektoré krajiny neuznávajú preklady  slovenských súdnych prekladateľov!)
  • súdneho prekladateľa osvedčí príslušný krajský súd formou apostily

Ak je na doklade a na preklade osvedčenie formou apostily, týmto je ukončené overovanie dokladu a doklad môže byť predložený v krajine určenia. Osvedčenie formou apostily musí byť na prvotnom doklade aj na priloženom preklade.

Rodný list, sobášny list a úmrtný list vydaný Osobitnou matrikou osvedčuje Ministerstvo vnútra SR a následne Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR.

  

Doklady o vzdelaní

Vysvedčenia, diplomy, potvrdenia o návšteve školy a pod., vydané základnými, strednými a vysokými školami podliehajú osvedčeniu Ministerstvom školstva, vedy, výskumu a športu SR.

Postup pri osvedčení fotokópie dokladu do krajiny, ktorá nepodpísala Haagsky dohovor: 

  • originál dokladu prvotne overí Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR
  • kópiu prvotne overeného dokladu overí notár (nie pracovník poverený notárom)
  • pečiatku a podpis notára osvedčí príslušný krajský súd
  • následne dokument legalizuje Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR
  • a preloží súdny prekladateľ (viď aj časť Preklad dokladu do iného jazyka. Pozn. Niektoré krajiny neuznávajú preklady slovenských súdnych prekladateľov!)
  • súdneho prekladateľa osvedčí krajský súd
  • takto osvedčené doklady sa predložia na osvedčenie na Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR
  • následne sa predložia na osvedčenie na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej budú predložené

Postup pri osvedčení fotokópie dokladu do krajiny, ktorá podpísala Haagsky dohovor:

  • originál dokladu osvedčí Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR pečiatkou apostily
  • kópiu osvedčeného dokladu overí notár (nie pracovník poverený notárom)
  • pečiatku a podpis notára osvedčí príslušný krajský súd formou apostily
  • takto osvedčený doklad sa predloží na preklad súdnemu prekladateľovi (viď aj časť Preklad dokladu do iného jazyka. Pozn. Niektoré krajiny neuznávajú preklady slovenských súdnych prekladateľov!)
  • súdneho prekladateľa osvedčí krajský súd formou apostily
  • takto osvedčený doklad je pripravený na predloženie v krajine, ktorá podpísala Haagsky dohovor. 

Vysvedčenia, diplomy, certifikáty a pod. vydané zdravotnými školami alebo univerzitami musia mať prvotné overenie z Ministerstva zdravotníctva SR. (Doklady o vzdelaní v odbore fyzioterapia, balneológia a liečebná rehabilitácia potvrdzuje MŠVVaŠ SR). Doklady o vzdelaní vydané vojenskými školami podliehajú overeniu Ministerstvom obrany Slovenskej republiky.

Slovenský národný archív a ostatné štátne archívy poskytujú úplné reprodukcie archívnych dokumentov, vrátane reprodukcií dokladov o vzdelaní. Na použitie v zahraničí overuje tieto reprodukcie priamo Slovenský národný archív, následne MZVaEZ SR a veľvyslanectvo cieľovej krajiny.

 

Výpis z registra trestov

Výpis z registra trestov vydáva Generálna prokuratúra Slovenskej republiky. O jeho vydanie môžete požiadať elektronicky, na Registri trestov Generálnej prokuratúry, na obciach, ktoré vedú matriku, na integrovaných obslužných miestach občana na pracoviskách Slovenskej pošty a na zastupiteľských úradoch SR v zahraničí. Ak má byť výpis z registra trestov použitý v zahraničí, je potrebné pri podávaní žiadosti o výpis z registra trestov požiadať o osvedčenie výpisu z dôvodu použitia v zahraničí. Po osvedčení výpisu riaditeľom registra trestov alebo jeho povereným pracovníkom (len v Bratislave) sa výpis osvedčuje na konzulárnom odbore Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR.

V prípade krajiny Haagskeho dohovoru po apostilácii MZVaEZ SR vyhotoví preklad výpisu úradný prekladateľ – apostilu na preklad následne vydá krajský súd.

Výpis z registra trestov musí byť vždy predkladaný v origináli. Platnosť výpisu z registra trestov je 90 dní.

V prípade, že sa výpis z registra trestov použije v krajine, ktorá nepodpísala Haagsky dohovor, osvedčenie nekončí na konzulárnom odbore MZVaEZ SR, ale po preklade výpisu do jazyka krajiny určenia súdnym prekladateľom a osvedčení pečiatky a podpisu súdneho prekladateľa na krajskom súde sa žiadateľ o osvedčenie vráti na konzulárny odbor MZVaEZ SR na osvedčenie pečiatky a podpisu krajského súdu, a takto osvedčený výpis z registra trestov predloží na veľvyslanectvo krajiny, v ktorej bude doklad predložený.

 

Preklad dokladu do iného jazyka

Preklady dokladov na použitie v zahraničí musia byť vyhotovené súdnym prekladateľom (nie tlmočníkom).

Nakoľko väčšinu dokladov vydávaných orgánmi Slovenskej republiky si klienti potrebujú ponechať pre vlastné potreby v origináli (napr. maturitné vysvedčenie, vysokoškolský diplom), je možné z dokladu vyhotoviť fotokópiu, nakoľko doklady bývajú neoddeliteľne spojené s vyhotoveným prekladom a tým pádom dochádza k ich poškodeniu.

Doklad musí mať vykonané minimálne prvostupňové osvedčenie, aby v preklade bola zahrnutá aj doložka o platnosti pôvodného dokladu, to znamená, ak ide o preklad slovenskej verejnej listiny do iného jazyka, musí byť aj vlastná verejná listina opatrená vyšším overením príslušným orgánom. Prvostupňové osvedčenie prekladov vykonáva krajský súd.

Register súdnych prekladateľov vedie Ministerstvo spravodlivosti SR a krajské súdy.

Zoznam súdnych prekladateľov je dostupný aj na http://jaspi.justice.gov.sk v časti „Prekladatelia“. Následne sa doklad predloží na overenie konzulárnemu odboru Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR a veľvyslanectvu krajiny, ktoré je akreditovaná pre Slovenskú republiku.

Príklad:

Diplom osvedčí Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR. Po osvedčení je možné u notára vyhotoviť fotokópiu, ktorého oprávnenie potvrdí príslušný krajský súd, následne Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR. Doklad treba predložiť súdnemu prekladateľovi na preklad do úradného jazyka krajiny, v ktorej bude doklad použitý. Po preložení dokladu súdnym prekladateľom takto preložený doklad sa predkladá príslušnému krajskému súdu na osvedčenie pravosti prekladateľa, Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR overí pravosť súdu. Dokument (doklad a preklad) sa superlegalizuje na príslušnom zastupiteľskom úrade krajiny, kde bude dokument použitý.
Doklad osvedčený apostilou príslušným orgánom sa už ďalej neoveruje, je pripravený na predloženie v krajine kde má byť doklad použitý. Takto overený musí byť prvotný doklad aj preklad prvotného dokladu (apostilu na preklad udeľuje krajský súd).

Upozornenie:

Upozorňujeme klientov, že niektoré krajiny neuznávajú slovenských súdnych prekladateľov ani v prípade, ak je pravosť pečiatky a podpisu legalizovaná. Odporúčame preto, aby si zistili na príslušnom úrade v zahraničí, ktorý od nich žiada legalizovaný doklad, či žiadaný doklad majú predložiť na preklad do jazyka krajiny určenia na Slovensku (s osvedčením formou apostily – ak krajina podpísala Haagský dohovor o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín, alebo klasickým konzulárnym overením, ak krajina nepodpísala vyššie uvedený dohovor) alebo či je možné žiadaný doklad preložiť zo slovenského jazyka v krajine určenia. V súvislosti so súdnym prekladom sa odporúča kontaktovať zastupiteľský úrad danej krajiny príslušný pre SR a overiť, či neposkytujú možnosť súdneho prekladu.

 

Fotokópie dokladov

Originál dokladu musí mať prvostupňové overenie, to znamená, že ak sa napr. jedná o diplom, musí byť overený na Ministerstve školstva Slovenskej republiky,  až potom sa kópia predkladá na overenie notárovi.

Matričné úrady vyhotovujú na požiadanie nový matričný doklad na použitie v zahraničí.

Pravosť fotokópie musí byť potvrdená a podpísaná len notárom. Prvostupňové osvedčenie potvrdením oprávnenosti notára vykoná príslušný krajský súd.

 

Overovanie dokladov na MZVaEZ SR

Správny poplatok za legalizačný úkon na MZVaEZ SR  je formou kolkových známok v hodnote 20 €. Kolky si klienti musia priniesť so sebou.

Zákonná vybavovacia lehota za legalizačný úkon na MZVaEZ SR:

  • 30 dní
  • na počkanie, ak sa nevyskytnú skutočnosti brániace vo výkone legalizačného úkonu

Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky zabezpečuje overovanie listín vydaných úradmi Slovenskej republiky na použitie v zahraničí osobne počas úradných hodín alebo aj poštou.

Bližšie informácie:

Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vec a európskych záležitostí SR